So finden Sie das richtige Tagungshotel für Ihr Event!

Standort, Equipment, Rahmenprogramm und Mehr

Eine Tagung ist nicht nur der beste Rahmen, um zu einem speziellen Themengebiet Wissen auszutauschen und neue Erkenntnisse zu vertiefen. Sie ist auch für viele Menschen eine willkommene Abwechslung im Arbeitsalltag. Die wichtigste Voraussetzung für das Gelingen Ihrer Tagung ist der Tagungsort. Hier bietet sich die Wahl eines Tagungshotels an, denn besondere Inhalte verdienen auch eine besondere Atmosphäre.

Wieso überhaupt Seminare im Tagungshotel abhalten?

Veranstaltungen wie Inhouse-Seminare oder Online-Kongresse mögen auf den ersten Blick praktisch sein. Oberflächlich betrachtet scheint es effizient, Ihre Veranstaltung im eigenen Hause abzuhalten, denn die Räume nutzen Sie sowieso, die teilnehmenden Personen kennen sich aus und sind während der Tagung in ihrem gewohnten Umfeld. Genau dieser Gewohnheitseffekt führt aber dazu, dass Ihre Tagung an Gewicht verliert, selbst, wenn die Inhalte noch so gut vorbereitet sind. Hinzu kommt, dass Sie bei einer Inhouse-Tagung schnell an die Grenzen Ihrer Kapazitäten stoßen. Stehen Ihnen überhaupt ausreichend große Räumlichkeiten zur Verfügung? Wie steht es mit der Verpflegung? Ist die notwendige technische Ausstattung vorhanden? Und was ist, wenn Sie Mitarbeiter aus anderen Niederlassungen und Gastredner eingeladen haben? Was ist, wenn Sie Teilnehmer einladen möchten, die eine weitere Anreise haben? Müssen diese dann noch ein Hotelzimmer finden?

Eine Tagung als hauseigenes Event durchzuführen, entpuppt sich also spätestens bei der Planung als keine gute Idee. Ein gutes Hotel als Tagungspartner zu finden, ist der erste Schritt zu einem erfolgreich durchgeführten Event. Durch die Unterstützung eines Top-Seminarhotels gewinnen Sie Kapazitäten, um sich voll auf Ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Sie füllen Ihre Tagung mit Inhalten, das Personal des Hotels kümmert sich darum, dass die Gäste komfortabel ausgestattete Zimmer vorfinden und mit einem ausgezeichneten Catering verwöhnt werden. Aber auch für Seminare und kleinere Workshops bietet ein externes Hotel oftmals einen besseren Rahmen:

Teambuilding

Seminare und Workshops

Die richtige Sitzordnung wählen

Teambuilding & Kickoff-Meetings

Bei der Wahl des richtigen Tagungsorts entscheiden die Details!

Bevor Sie mit der Recherche beginnen und Ihre Suchanforderungen festlegen, müssen Sie zuerst die optimale Region finden, in der Ihre Tagung stattfinden soll. Bedenken Sie dabei, dass Ihre Gäste extra anreisen müssen und nicht alle werden mit dem eigenen PKW kommen wollen. Wählen Sie also eine Destination, die so zentral wie möglich liegt. Wenn Sie zum Beispiel Tagungsteilnehmer erwarten, die zum großen Teil aus Berlin und Hamburg kommen, wäre eine Location im Süden Deutschlands mit unnötigem Aufwand verbunden. Ideal wäre ein Seminarhotel auf halber Strecke. Achten Sie bei der Auswahl des Tagungsortes nicht nur auf die Autobahnanbindung, sondern auch auf öffentliche Verkehrsmittel. Finden Sie auch heraus, ob die infrage kommenden Hotels einen Shuttle-Service anbieten, um die Teilnehmer vom Bahnhof abzuholen. Diese kleine, aber wichtige Serviceleistung führt uns gleich zu den Details, die ein gutes Tagungshotel auszeichnen.

Auf welche Atmosphäre sollten Sie bei der Auswahl Ihres Tagungshotels achten?

Eine gute Tagung ist viel mehr als die Summe ihrer einzelnen Teile. Nur, wenn die eingeladenen Personen eine ausgesprochen angenehme Arbeitsatmosphäre vorfinden, entfalten sie auch ihr volles Potenzial. Wenn Menschen sich wertgeschätzt fühlen, leisten sie wertvolle Beiträge und nehmen viele inspirierende Impulse mit nach Hause. Ein gutes Seminarhotel weiß das und hat sich darauf spezialisiert, ablenkungsfreies Arbeiten in komfortablen Räumen zu ermöglichen. Gleichzeitig darf die »Urlaubsatmosphäre« nicht zu kurz kommen, denn Ihre Tagung soll schließlich als ein ganz besonderes Event lange im Gedächtnis der Teilnehmer bleiben. Welches Tagungshotel Sie finden, sagt viel über Ihre Unternehmenskultur aus, denn die Qualität Ihrer Events lässt unmittelbare Rückschlüsse auf die Qualität Ihrer gesamten Arbeit zu. Achten Sie also bei der Auswahl des Hotels auf die Kleinigkeiten, die Ihre Tagung insgesamt zu einem großen Erfolg machen.

Welchen speziellen Details beim Service sollten Sie beachten?

Das Personal eines Tagungshotels muss für die Betreuung der Tagungsgäste geschult sein. Bei einer Tagung reicht es nicht, saubere Handtücher bereitzulegen und Zimmerschlüssel zu verteilen! Erkundigen Sie sich auf der Suche nach dem richtigen Anbieter, ob Sie einen festen Ansprechpartner bekommen, der Ihnen für den Zeitraum der gesamten Tagung zur Verfügung steht. Ist dieser Ansprechpartner mit der Technik in den Tagungsräumen vertraut? Kann er Sie schnell und unkompliziert unterstützen, wenn Sie mehr Arbeitstische, frisches Mineralwasser oder technischen Support brauchen? Hat Ihr Ansprechpartner einen guten Draht zum Rest des Hotelpersonals? Nichts ist ärgerlicher als kaltes Essen, falls einer der Speaker überzogen hat. Es ist also in jedem Fall ideal, wenn Sie einen versierten Hotelmitarbeiter an Ihrer Seite haben, der lösungsorientiert denkt und Erfahrung darin hat, Tagungen einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, auch, wenn es mal zu spontanen Planänderungen kommt!

Rechtzeitig vorbereitete Kaffeepausen

Abgestimmte Rahmenprogramme, wie z.B. BBQ-Abende

Bietet das Hotel komfortabel ausgestattete Zimmer mit entspannter Arbeitsatmosphäre?

Ihre Tagungsteilnehmer erwarten eine Zeit intensiver Arbeit und inspirierender Impulse. Für viele hört daher die Arbeitszeit nicht auf, wenn der offizielle Teil der Tagung für den Tag beendet ist. Die Zimmer im Tagungshotel sollten daher nicht nur eine wohnliche Atmosphäre verfügen, sondern auch über gute Arbeitsbedingungen, um eventuell die Themen noch einmal durchzugehen oder Vorträge vorzubereiten. Ein Schreibtisch, ein ergonomisch geformter Stuhl und stabiles WLAN gehören zum Minimum der Zimmerausstattung.

Die Tagungsräume: So finden Sie die richtige Location!

Tagungsräume dürfen nicht einfach nur große Zimmer mit praktischer Bestuhlung und einem Flipchart in der Ecke sein. Neben der einwandfrei funktionierenden technischen Ausstattung sind auch die Atmosphäre und die Beleuchtung sehr wichtig, denn sie unterstützen eine produktive Stimmung! Achten Sie bei der Auswahl der Tagungsräume auf jeden Fall auf ausreichendes Tageslicht. Noch immer sind leider viele als Tagungsraum ausgewiesene Zimmer Räume, die eher dunkel und beklemmend wirken, nicht hell und inspirierend. Eine Fensterfront sorgt für wache Teilnehmer, ideal ist ein Terrassenzugang oder ähnliches, der kleine Pausen an der frischen Luft erlaubt. Erkundigen Sie sich aber auch, ob die Fenster über Vorhänge oder Rollos verfügen, so können Sie selbst bestimmen, ob die Sonne hereinscheint oder ob Sie den Raum nach Bedarf abdunkeln.

Das Catering: Achten Sie auf leichte und moderne Küche!

Nichts ist schlimmer als eine deftige Schweinshaxe, wenn Sie nach dem Essen erfrischt an die Arbeit gehen wollen! Erkunden Sie sich bei der Auswahl Ihres Tagungshotels also nach dem Catering. Bietet die Küche frische und leichte Kost? Gibt es eine Auswahl aus fantasievoll zubereiteten Gerichten mit regionalen Zutaten der Saison? Finden sich auf der Karte vegetarische und vegane Alternativen? Auch Unverträglichkeiten müssen heute berücksichtigt werden. Sie müssen damit rechnen, dass Teilnehmer Ihrer Tagung glutenfreie oder laktosefreie Ernährung bevorzugen. Ebenfalls wichtig ist ein ausreichendes Angebot an Getränken während der Veranstaltungen. Kleine Snacks wie eine Kaffeepause mit Obst und Gebäck am Vormittag geben dem Tag nicht nur eine Struktur, sie verhindern auch, dass die Konzentration der Gäste nachlässt. Fragen Sie nach, ob Ihr gewünschtes Seminarhotel ein Konzept für das spezielle Tagungs-Catering hat und ob unterschiedliche Ernährungsstile einzelner Personen berücksichtigt werden.

Frische Luft und Freizeit

Achten Sie beim Vergleich der einzelnen Destinationen auf besondere Angebote im Haus, aber auch auf die Umgebung. Gibt es im Hotel besondere Wellness-Angebote wie einen hauseigenen Pool, Massagen oder eine Sauna? Was gibt es im Umkreis zu entdecken? Deutschland hat viele abwechslungsreiche Regionen zu bieten und nicht jeder Tagungspunkt muss in den Tagungsräumen stattfinden! Ein liebevoll gestalteter Außenbereich mit Sitzgelegenheiten in der Natur verlockt Sie bei schönem Wetter, die Arbeit nach draußen zu verlegen! Viele Tagungsbesucher gehen in der Freizeit auch gern auf Entdeckungstour und vertiefen dabei die Gespräche und pflegen neue Kontakte. Welche Attraktionen hat die Region dafür zu bieten? Gibt es spannende Locations, die Sie gemeinsam nutzen können?

Tagungsspecials – das ganz besondere Extra

Je nachdem, welchen Schwerpunkt Ihre Tagung hat, können Sie nach einem Tagungshotel mit einem ganz besonderen Tagungsspecial Ausschau halten. Dieses besondere Extra muss nicht direkt vom Hotel selbst angeboten werden, aber erkundigen Sie sich, ob Ihr Tagungspartner über Kooperationen in der Region verfügt. Gibt es eine Möglichkeit für gemeinsame Aktivitäten, die den Teamgeist stärken und das kreative Denken fördern? Vielleicht können Sie gemeinsam ein Floß bauen, einen Kletterpark besuchen oder bei einer Schnitzeljagd mit kniffeligen Rätseln die Schönheiten der regionalen Natur entdecken. Achten Sie bei der Auswahl eines Tagungsspecials aber darauf, dass nicht nur sportliche Fitness gefragt ist. Cleverness, Teamgeist, Spaß und kreatives Denken sind wichtiger für ein Team-Event als sportliche Leistungen. Sprechen Sie bei der Auswahl des passenden Hotels mit dem Betreiber über die Optionen in der Region!

Seifenkistenbau und Rennen

Ganz besondere Erlebnisse

Fazit: Die Wahl des Seminarhotels entscheidet über Ihren Erfolg!

Die Details machen den Unterschied, ob Ihre Meetings zu einer langweiligen Veranstaltung werden oder ob in anregender Atmosphäre bei spannenden Gesprächen die Zeit verfliegt! Das passende Tagungshotel zu finden, erfordert zwar ein bisschen Recherche, es lohnt sich aber definitiv. Mit einem Hotel als Tagungspartner, das den Servicegedanken in den Vordergrund stellt, können Sie nichts falsch machen. Vergleichen Sie bei der Auswahl nicht nur Webseiten und Preise, beachten Sie auch die Rezensionen von Gästen, die das Hotel vor Ihnen gebucht haben. Sich in Ihrer Branche nach passenden Locations umzuhören, kann ebenfalls sehr hilfreich sein!

Was sagen Sie zu unseren Tipps?

Tagungen und Seminare im Landhotel Betz

Im Landhotel Betz bieten wir Ihnen attraktive Tagungspauschalen und dazu passende Übernachtungsangebote. Vom Beamer bis zum Flipchart, vom Filzstift bis zum Bleistift, vom Laptop bis zur Musikanlage stellen wir alles zur Verfügung, was für eine anspruchsvolle, kreative und vor allem erfolgreiche Tagung benötigt wird. Sollten Sie ganz besondere Wünsche hinsichtlich Ausstattung und Technik haben, so werden wir auch dies gerne für Sie organisieren.

Sollten Sie Fragen zum Thema Tagung haben oder falls Sie unverbindlich eine Tagung anfragen möchten, steht Ihnen unser Team von Montag bis Samstag in der Zeit von 8.00 Uhr bis 18.00 Uhr zur Verfügung. Ihre Ansprechpartner Frau Simone Scholz, Frau Julia Wurm und Frau Marion Betz-Berthold sind gerne für Sie da. Telefonisch erreichbar unter 06056/739-0 oder per Mail an info@landhotel-betz.de.

Tagungsinklusivleistungen

Veranstaltungsbetreuung
1 Tagungsraum + 1 Gruppenraum
Flipcharts und Pinnwände
Moderatorenkoffer
Beamer, TV-Wagen, CD/DVD-Player
Schreibblöcke und Stifte
WLAN im gesamten Hotel
Top-250-Tagungshotel-Vorteile

Die Raummiete unserer Tagungsräume ist als Inklusivleistung in den Tagungspauschalen bereits inkludiert.

Landhotel Betz