So finden Sie das richtige Tagungshotel für Ihr Event!

Eine Tagung ist nicht nur der beste Rahmen, um zu einem speziellen Themengebiet Wissen auszutauschen und neue Erkenntnisse zu vertiefen. Sie ist auch für viele Menschen eine willkommene Abwechslung im Arbeitsalltag. Die wichtigste Voraussetzung für das Gelingen Ihrer Tagung ist der Tagungsort. Hier bietet sich die Wahl eines Tagungshotels an, denn besondere Inhalte verdienen auch eine besondere Atmosphäre.

Wieso überhaupt Seminare im Tagungshotel abhalten?

Veranstaltungen wie Inhouse-Seminare oder Online-Kongresse mögen auf den ersten Blick praktisch sein. Oberflächlich betrachtet scheint es effizient, Ihre Veranstaltung im eigenen Hause abzuhalten, denn die Räume nutzen Sie sowieso, die teilnehmenden Personen kennen sich aus und sind während der Tagung in ihrem gewohnten Umfeld. Genau dieser Gewohnheitseffekt führt aber dazu, dass Ihre Tagung an Gewicht verliert, selbst, wenn die Inhalte noch so gut vorbereitet sind. Hinzu kommt, dass Sie bei einer Inhouse-Tagung schnell an die Grenzen Ihrer Kapazitäten stoßen. Stehen Ihnen überhaupt ausreichend große Räumlichkeiten zur Verfügung? Wie steht es mit der Verpflegung? Ist die notwendige technische Ausstattung vorhanden? Und was ist, wenn Sie Mitarbeiter aus anderen Niederlassungen und Gastredner eingeladen haben? Was ist, wenn Sie Teilnehmer einladen möchten, die eine weitere Anreise haben? Müssen diese dann noch ein Hotelzimmer finden?

Eine Tagung als hauseigenes Event durchzuführen, entpuppt sich also spätestens bei der Planung als keine gute Idee. Ein gutes Hotel als Tagungspartner zu finden, ist der erste Schritt zu einem erfolgreich durchgeführten Event. Durch die Unterstützung eines Top-Seminarhotels gewinnen Sie Kapazitäten, um sich voll auf Ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Sie füllen Ihre Tagung mit Inhalten, das Personal des Hotels kümmert sich darum, dass die Gäste komfortabel ausgestattete Zimmer vorfinden und mit einem ausgezeichneten Catering verwöhnt werden. Aber auch für Seminare und kleinere Workshops bietet ein externes Hotel oftmals einen besseren Rahmen:

Bei der Wahl des richtigen Tagungsorts entscheiden die Details!

Bevor Sie mit der Recherche beginnen und Ihre Suchanforderungen festlegen, müssen Sie zuerst die optimale Region finden, in der Ihre Tagung stattfinden soll. Bedenken Sie dabei, dass Ihre Gäste extra anreisen müssen und nicht alle werden mit dem eigenen PKW kommen wollen. Wählen Sie also eine Destination, die so zentral wie möglich liegt. Wenn Sie zum Beispiel Tagungsteilnehmer erwarten, die zum großen Teil aus Berlin und Hamburg kommen, wäre eine Location im Süden Deutschlands mit unnötigem Aufwand verbunden. Ideal wäre ein Seminarhotel auf halber Strecke. Achten Sie bei der Auswahl des Tagungsortes nicht nur auf die Autobahnanbindung, sondern auch auf öffentliche Verkehrsmittel. Finden Sie auch heraus, ob die infrage kommenden Hotels einen Shuttle-Service anbieten, um die Teilnehmer vom Bahnhof abzuholen. Diese kleine, aber wichtige Serviceleistung führt uns gleich zu den Details, die ein gutes Tagungshotel auszeichnen.

Auf welche Atmosphäre sollten Sie bei der Auswahl Ihres Tagungshotels achten?

Eine gute Tagung ist viel mehr als die Summe ihrer einzelnen Teile. Nur, wenn die eingeladenen Personen eine ausgesprochen angenehme Arbeitsatmosphäre vorfinden, entfalten sie auch ihr volles Potenzial. Wenn Menschen sich wertgeschätzt fühlen, leisten sie wertvolle Beiträge und nehmen viele inspirierende Impulse mit nach Hause. Ein gutes Seminarhotel weiß das und hat sich darauf spezialisiert, ablenkungsfreies Arbeiten in komfortablen Räumen zu ermöglichen. Gleichzeitig darf die »Urlaubsatmosphäre« nicht zu kurz kommen, denn Ihre Tagung soll schließlich als ein ganz besonderes Event lange im Gedächtnis der Teilnehmer bleiben. Welches Tagungshotel Sie finden, sagt viel über Ihre Unternehmenskultur aus, denn die Qualität Ihrer Events lässt unmittelbare Rückschlüsse auf die Qualität Ihrer gesamten Arbeit zu. Achten Sie also bei der Auswahl des Hotels auf die Kleinigkeiten, die Ihre Tagung insgesamt zu einem großen Erfolg machen.

Welchen speziellen Details beim Service sollten Sie beachten?

Das Personal eines Tagungshotels muss für die Betreuung der Tagungsgäste geschult sein. Bei einer Tagung reicht es nicht, saubere Handtücher bereitzulegen und Zimmerschlüssel zu verteilen! Erkundigen Sie sich auf der Suche nach dem richtigen Anbieter, ob Sie einen festen Ansprechpartner bekommen, der Ihnen für den Zeitraum der gesamten Tagung zur Verfügung steht. Ist dieser Ansprechpartner mit der Technik in den Tagungsräumen vertraut? Kann er Sie schnell und unkompliziert unterstützen, wenn Sie mehr Arbeitstische, frisches Mineralwasser oder technischen Support brauchen? Hat Ihr Ansprechpartner einen guten Draht zum Rest des Hotelpersonals? Nichts ist ärgerlicher als kaltes Essen, falls einer der Speaker überzogen hat. Es ist also in jedem Fall ideal, wenn Sie einen versierten Hotelmitarbeiter an Ihrer Seite haben, der lösungsorientiert denkt und Erfahrung darin hat, Tagungen einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, auch, wenn es mal zu spontanen Planänderungen kommt!