Checkliste für Tagungen

Eine Tagung zu planen ist meist ein Projekt über einen längeren Zeitraum. Nicht immer ist es einfach, den Überblick zu behalten. Sind die Räumlichkeiten und Referenten gebucht? Hat das Hotel schon zugesagt und ist das Rahmen-Programm bereits organisiert? Wer nimmt alles teil und was muss noch vorbereitet werden? Dies sind nur einige der Fragen, die immer wieder auftauchen und schnell zu einem kunterbunten Durcheinander führen können. Damit deine Tagungsplanung von Anfang anhand und Fuß hat, geben wir dir diese Liste mit an die Hand!

Die Checkliste für eine erfolgreiche Tagungsplanung

Eine Tagungsplanung ist vielschichtig und bedarf einer guten Organisation und Dokumentation. Nur so hast du den Überblick und weißt genau, bei welchem Meilenstein du in deiner Planung angekommen bist. Hilfreich ist dabei die Ampel und dir hinter den einzelnen Planungspunkten eine Markierung zu setzen. Hierzu kannst du Farben nutzen. Beispielsweise steht „Grün“ für erledigt und beendet, „Orange“ für Wiedervorlage und „Rot“ für dringend zu erledigen. Eine Aufgabenliste bietet nicht nur dir, sondern allen in das Projekt involvierten Personen einen perfekten und schnellen Leitfaden, damit das Event ein wahrer Erfolg wird und von Anfang an nichts vergessen wird.

Die Gestaltung einer Maßnahme ist nicht nur abhängig von einer guten Organisation. Viele externe Faktoren haben Einfluss auf das Gelingen der Planung und Umsetzung. Wer mit einer detaillierten Checkliste arbeitet und die einzelnen Punkte genau ausformuliert und in Teilschritte unterteilt, hat zu jedem Zeitpunkt das Ruder in der Hand und kann Einfluss auf die Umsetzung nehmen. So hilft dir To Do Liste nicht nur vor dem zu planenden Event, sondern auch während der Durchführung, beispielsweise mit einem guten Plan B und danach, um aus der gemachten Erfahrung Rückschlüsse für das nächste Seminar zu ziehen!
Schritt für Schritt leitet die Liste dich durch das Management der Veranstaltung und hilft dir dabei, stets das Ruder fest in der Hand zu halten:

Teambuilding & Kickoff-Meetings

1. Die erste Idee für das Ereignis

Am Anfang einer jeden Tagung steht eine Idee. Damit die Idee auch tatsächlich umsetzbar ist, sollte sie schwarz auf weiß zu Papier gebracht werden. Denn ansonsten ist die Gefahr zu groß, dass die Erwartungen und Vorstellungen an das Event von der Realität abweichen. Du solltest also mit einem Veranstaltungs-Komitee zusammenkommen und die Ziele und Inhalte genau abstecken. Erst dann kannst du die Rahmenbedingungen festlegen und entsprechend die Eckpfeiler deiner Planung setzen. Hier werden die Inhalte, Referenten und die Örtlichkeit besprochen. Auch kann an dieser Stelle schon über einen Anwesenden Kreis diskutiert werden und die Bedürfnisse und Erwartungen der Gruppe diskutiert werden. Dieser erste Schritt gibt bereits ein grobes Gefühl über die Kosten und den Umfang des Projekts und zeigt anhand der Inhalte und Referenten bereits auf, wie lange der Vorlauf für die Planung sein muss. Soll das Event in einer bestimmten Location stattfinden? Muss die Veranstaltung vermarktet werden? Sind Referenten und Zuhörer so kurzfristig überhaupt verfügbar? Mit der ersten konkreten Idee lässt sich das Gerüst definieren, das dann, je nach Größe auch im Organisationsteam, umgesetzt wird.

2. Dauer, Ort und Thema der Tagung

Wenn die erste Idee sich gesetzt hat, lässt sich meist schon die Dauer der Veranstaltung festlegen. Oft hängt diese auch von den Eigenschaften und der Verfügbarkeit der Zielgruppe ab. Je nach gewünschter Location, ist es auch eine Frage der Kosten und Vakanz. Sind Ort und Dauer festgelegt, sollte bereits eine Umfrage bei den Teilnehmern gestartet werden, welche möglicherweise Auswahltermine bevorzugt werden. Im nächsten Schritt ist es bereits vor gefiltert, die Örtlichkeit zu kontaktieren und beispielsweise eine Buchungsanfrage oder Reservierung bei dem Referentenhotel und möglichen weiteren Unterkünften, Seminarräumen und Restaurants zu stellen.

Bei Motto-Seminaren ist die Planung meist zeitlich vorgegeben, doch lohnt es sich auch hier verschiedene Daten anzufragen, da in der Nebensaison viele Unterkünfte und Programmpunkte deutlich günstiger sind. Anhand der Geladenen und der in der Checkliste im ersten Schritt festgelegten Thematik solltest du nun mit deinem Komitee einen ansprechenden und einladenden Titel überlegen. Da dein Ereignis nicht ins Leere laufen sollte, ist es empfehlenswert bereits eine News auf der Homepage oder im Blog zu posten. Ganz klassisch kannst du auch „Save The Date“ Karten oder E-Mails versenden. Dies hilft dir, einen Überblick zu bekommen, wie die Resonanz ist und in welchem Umfang du dein Seminar planen musst.

3. Die Veranstaltungsdurchführung und Umsetzung der Planungsziele

Auf deiner To Do Liste steht jetzt schon die Location, die Teilnehmer, die eingeladen werden und ein Thema. Außerdem solltest du dir anhand deiner Zielgruppe schon Gedanken über das Thema und die Referenten machen und diese als Nächstes kontaktieren und einladen. Neben dem Ort, der Referenten und Zielgruppe ist nun an das Freizeitprogramm und die Pausen der Anwesenden zu denken. Möchtest du hier ein für alle verbindliches Rahmenprogramm anbieten, oder ist dies variabel und auf Wunsch zu buchbar? Für beide Optionen kannst du dir bei Restaurants, in Theatern oder Freizeiteinrichtungen Angebote einholen und bereits eine Anzahl an Tickets vor reservieren. Du solltest schon vorab eine Anfrage bei der Zielgruppe starten, ob sie dieses in Anspruch nehmen. Alternativ kann es bei Seminarbuchung direkt mit gebucht werden, damit dir durch einen möglichen Ausfall keine Verluste entstehen und du die Reservierungen wieder absagen kannst.

Abgestimmte Rahmenprogramme, wie z.B. BBQ-Abende

4. Ablauf des Seminars

Dein grober Fahrplan für die Ereignisse steht bereits. Jetzt steht die Detailarbeit auf deiner Checkliste. Nachdem du nun das grobe Programm geplant hast, geht es an die konkreten Inhalte, die Pausenzeiten und was alles im Rahmen des Geschehens ansteht. Dazu gehört eine Anreise- und Startzeit, die täglichen Seminar- und Pausenzeiten sowie ein Seminarende und womöglich eine Information oder ein Ausblick über das Freizeitprogramm.

Es empfiehlt sich hierbei, die Pausenzeiten direkt mit einzuplanen. So kann die Zielgruppe ihre beruflichen Termine oder mögliche Anrufe in diese Zeiten planen. Außerdem ist es für die Zielgruppe und Referenten hilfreich, die Inhalte, Maßnahmen und Methoden richtig vorzubereiten. Empfehlenswert ist es auf deiner To Do Liste mit einer späteren Startzeit am Anreisetag und einem früheren Ende am Abreisetag zu kalkulieren. Für den Rest der Tage solltest du Pufferzeiten einplanen, damit es nicht zu Stress und Verspätungen oder Ausfällen kommt. An dieser Stelle hilft es auch, sich einen Plan B zu erstellen und diesen in Erwägung zu ziehen. Gegebenenfalls lohnt es sich auch Alternativ-Reservierungen vorzunehmen, um Ausweichmöglichkeiten zu haben.

Vielleicht gibt es auch besondere Bedürfnisse der Zielgruppe, die schon vorab organisiert sein müssen? Dies könnte eine Anreise mit der Bahn, ein PKW-Parkplatz oder vielleicht ein barrierefreier Zugang oder der Versand von Seminar- und Unterlagen sein.

5. Das Rahmenprogramm

Damit das Ergebnis messbar ist, solltest du das Programm detailliert planen. Dazu gehört es Zeiten für die Begrüßung, das Kennenlernen und den Abschied einzuplanen. Außerdem sollten hier die einzelnen Programmpunkte am besten in 90-Minuten Blöcken und jeweils zwischen Pausen geplant werden. So weiß der Referent wieviel Zeit ihm zur Verfügung steht und auch für die Teilnehmenden ist die Konzentration besser aufrechtzuerhalten, wenn man weiß, was und wann das nächste Programm beginnt.

An dieser Stelle solltest du in deiner Checkliste auch mit aufnehmen, gegebenenfalls eine Kleiderordnung anzugeben oder die Zielgruppe beim Versand der Einladung mitteilen, wenn sie besondere, beispielsweise Outdoor-Bekleidung etwa für ein Teamevent oder einen Theaterbesuch benötigen.

6. Das Hotel und der Seminarstandort

Je nach geplanten Ereignis lohnt es sich nach einem erfahrenen Hotel zu schauen. Meist sind hier Profis beschäftigt, die alle Abläufe kennen und in der Planungsphase unterstützen. Für die Zielgruppe ist es schön, wenn sie vorab Prospekte und Informationen bekommen. Dies erleichtert die Anfahrt und bietet einen Überblick über das Angebot vor Ort. Fragen nach einer Sauna oder Sportmöglichkeiten werden so direkt beantwortet. Außerdem wirkt es deutlich professioneller und macht schon von Anfang an einen sehr guten Eindruck.

Dazu kommt, dass Referentenhotels meist über das notwendige Equipment verfügen und schnell aushelfen können, wenn kurzfristig noch Stifte, ein Projektor oder andere Seminarmaterialien benötigt werden. Viele der klassischen Seminar-Hotels senden dir auch eine individuelle Planungsliste für alle Punkte rund um die Hotelbuchung mit. Die wichtigsten Punkte kannst du direkt in deine Aufgabenliste übernehmen und gleichzeitig vermeidest du es, dass Vorbereitungsschritte doppelt erfolgen.

7. Die Gruppe

Ein Ereignis steigt oder fällt mit der Harmonie der Anwesenden. So kann es sinnvoll sein, die Gruppe der Eingeladenen schon vorher möglichst homogen zu halten, oder bei einer großen Diversität darauf hinzuweisen und die Zielgruppe bitten, sich vorzustellen.

In deiner Aufgabenliste kannst du auch schon eine Vorstellung der Referenten und der Ansprechpartner im Planungs-Team aufnehmen. Eine Visualisierung in Form eines netten Fotos hilft schon von Anfang an, eine gute Erwartungshaltung und Atmosphäre zu programmieren. Außerdem ist es für die Interessenten schön zu wissen, wie die Ansprechpartner aussehen und wer sie sind.

Je nach Trainingsmethoden ist es sinnvoll, sich schon Vorgehensweisen zu überlegen, wie die Gruppen für Übungen zusammengewürfelt werden oder wie eine Sitzordnung aussehen könnte, damit die Anwesenden voneinander profitieren und die beruflichen oder privaten Hintergründe Schnittmengen ergeben: Kontakte sind äußerst wichtig, vor allem bei geschäftlichen Events sollte man die Voraussetzungen hierfür schaffen und das Networking ermöglichen und fördern.

8. Die inhaltliche Themenvorbereitung

Zeit ist Geld und so sind stets hohe Erwartungen mit einem solchen Ereignis verbunden. Bereits in den ersten Punkten deiner Checkliste solltest du dies berücksichtigen und dafür sorgen, dass die Inhalte nicht nur thematisch und zeitlich passen, sondern auch aufeinander aufbauend sind. Was weiß die Zielgruppe schon und wo setzt das Seminar an? Was sind die Ziele der Maßnahme und was wird erwartet, damit diese erreicht werden und am Ende alle zufrieden sind?

Es lohnt sich den Referenten Vorgaben zu machen und den inhaltlichen Ablaufplan vorher detailliert zu besprechen. In deiner Hilfsliste solltest du auch nochmal prüfen, ob es vergleichbare Ereignisse gibt oder die Gefahr besteht, dass Themen sich mit anderen angebotenen Schulungen oder Events überschneiden.

9. Die Checkliste sicher abschließen

Du beginnst mit den einzelnen Punkten und schreibst deine Fragen auf. Zu diesen ergeben sich einzelne Planungspunkte und die sogenannten To Dos. Achte darauf, dass du nicht allein die Punkte und offenen Themen notierst, sondern auch einen Verantwortlichen benennst und eine Deadline festlegst, bis wann der Arbeitspunkt abgeschlossen sein muss. Damit du auf Nummer Sicher gehen kannst, ist es ratsam, dass du größere Planungs- und Arbeitsschritte in kleine Aufgaben unterteilst und jeweils mit einem Datum versiehst. Die Meilensteine helfen dir, keine Erledigungen zu versäumen und eine sichere und gute Planung zu haben. Zeitliche Puffer sind dabei ebenfalls zu berücksichtigen, so dass alles zur richtigen Zeit abgeschlossen ist, denn das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern je nach Umfang auch Geld etwa bei Buchungen und möglichen Frühbucher-Rabatten.

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