Hybride Tagungen

Individuell und maßgeschneidert auch über Distanzen hinweg

Tagungsanfrage:

Sollten Sie Fragen zum Thema Hybride Tagung haben oder falls Sie unverbindlich eine Veranstaltung anfragen möchten, steht Ihnen unser Team von Montag bis Samstag in der Zeit von 8.00 Uhr bis 18.00 Uhr zur Verfügung. Ihre Ansprechpartner Frau Simone Scholz, Frau Julia Wurm und Frau Marion Betz-Berthold sind gerne für Sie da. Telefonisch erreichbar unter 06056/739-0 oder per Mail an info@landhotel-betz.de.

Hybride Tagungen und Seminare sind mitunter etwas völlig Neues für Tagungsteilnehmer, Organisatoren und Moderatoren. Allein aus diesem Grund ist es wichtig, eine entsprechende Veranstaltungen bereits im Vorfeld genau zu planen und die Rahmenbedingungen abzuklären.

Dabei gilt es vor allem in puncto Vorbereitung und Ablauf einiges zu beachten und potentielle Blocker zu schon im Vorfeld zu vermeiden. Damit das aber auch gelingt, haben wir eine kurze Checkliste zusammengestellt, damit Sie bei der Organisation der Tagung, alles im Blick behalten.

Hybride Events vorausschauend planen

Ortsunabhängige Teilnahmemöglichkeiten

Hybride Tagungen sind sowohl auf eine Vis-à-vis Kommunikation der Teilnehmer und Referenten, als auch auf die internetbasierte (virtuelle) Zuschaltung weiterer, externer Teilnehmer via Webcast ausgelegt. Ziel ist eine ortsunabhängigen Teilnahme zu ermöglichen und die Veranstaltung somit einem größeren bzw. erweitertem Personenkreis zugänglich zu machen. Wichtig hierbei ist aber nicht nur die Teilnahme an der Veranstaltung, sondern auch die Teilnahme an Diskussionen und Beteiligung an der Veranstaltung insgesamt, was aber insgesamt auch durch super viele unterschiedliche Konstellationen dargestellt werden kann.

Damit Sie am Ende auch genau die Konstellation bekommen, die Sie benötigen, unterstützen wir sie bei Reduzierung der Komplexität mit einer initialen Checkliste.

Hybrid-Kapazitäten im Landhotel Betz
Mindestteilnehmerzahl: 8 Personen
Maximale Online-Teilnehmerzahl: keine
Individuelles Setup
Einfache Abstimmung

Der Landhotel Betz - Newsletter

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Unsere Checkliste für Hybride Tagungen

Legen Sie klare Ziele und Erfolgskriterien für die Veranstaltung fest

Die erste Frage sollte immer sein, ob es wirklich eine Hybride Tagung benötigt oder ob die Tagung nicht „Live und in Farbe“ stattfinden kann. Hybride Veranstaltungen zwar super um reichweitenstarke Veranstaltungen durchzuführen, jedoch sind diese auch anfälliger für technische oder menschliche Fehler.

Überlegen Sie sich daher genau, was die Hauptziele der Veranstaltung sind und wann Ihr Event ein voller Erfolg ist. Machen Sie sich bitte auch Gedanken darüber, wie Sie den Erfolg nachprüfbar machen und wie Sie Feedback Ihrer Teilnehmer einholen können.

Behalten Sie das Budget und die größten Kostenblöcke im Blick

Hybride Events sind in Bezug auf die Kosten oftmals noch eine Schippe teurer, als es bei klassischen bzw. reinen Offline-Events der Fall ist. Der Grund liegt ganz einfach darin, dass Sie nicht nur die komplette Offline-Veranstaltung realisieren müssen, sondern auch das technische Setup und ggf. zusätzliches Personal zur Bedienung des technischen Setups organisieren müssen. Je nach Komplexität muss das technische Setup bereits Tage vorher installiert werden, damit am Veranstaltungstag alles optimal funktioniert. Aber nicht nur das Setup fällt hier ins Gewicht, auch der Aufwand und der Bedarf an technischen Know-How bei den Referenten steigt potentiell an, was sich ggf. auch in den Kosten widerspiegelt. Folgende Aspekte fallen dabei am stärksten ins Gewicht:

• Location: Veranstaltungs- und Tagungsraum mit Platz zur Vorbereitung, Bereitstellung einer Unterkunft bei mehrtägigen Veranstaltungen (ggf. mit Vortaganreise), Bestuhlung nach den Veranstaltungserfordernissen, etc.
• Catering: Umfang und Art der Speisen und Getränke, Kaffee- und Energiepausen, Flatrate oder nur zu den Mahlzeiten, Buffet oder Menü, etc.
• Technik und Webcasts: Standardtechnik wie Beamer, Flatscreen oder Videowall, ggf. Smartboards, Präsentations- und Streamingtechnik (MS Teams, Skype, Google Meet, Cisco Webex Meetings, Zoom oder
  GoToMeeting), ggf. spezielle Eventmanagement-Software, etc.
• etc.

Setzen Sie eine detaillierte Tagesordnung auf und kommunizieren Sie diese rechtzeitig

Der Vorteil einer hybriden Tagung: Jeder kann sich jederzeit zuschalten! Der Nachteil einer hybriden Tagung: Jeder kann sich jederzeit zuschalten! – Wichtig zu wissen ist dabei, dass nicht jeder Online-Teilnehmer die Ganze Zeit zugeschaltet sein wird und dass die Pausen Vorort nicht zwangsläufig die Pausen der Online-Teilnehmer widerspiegeln. Planen Sie deshalb öfter kleinere Pausen ein und versuchen Sie die Tagesordnung nach größeren Themenblöcken auszurichten.

Sofern die hybride Tagung in einem kleineren Rahmen stattfindet und der Referent keine weitere technische Unterstützung an seiner Seite hat, sollten die Online-Teilnehmer rechtzeitig ins Meeting eingewählt sein, damit der Referent nicht in administrativem Stress versinkt.

Bereitstellung von Aufzeichnungen und Unterlagen am Ende der Veranstaltung

Die Bereitstellung von Aufzeichnungen und Unterlagen im Anschluss an eine Veranstaltung bringt nicht nur den Vorteil, dass die Teilnehmer nicht die Ganze Zeit mitschreiben müssen, der Hauptvorteil liegt viel mehr darin, dass sich die Teilnehmer vollends auf die Veranstaltung konzentrieren können und mit dem Referenten interagieren können. Eine Bereitstellung aufbereiteter Inhalte fördert also die 2-Wege-Kommunikation, vom Referenten zu den Teilnehmern und auch in die andere Richtung.