Präsentationen gehören in vielen Berufszweigen zum Alltag. Erfolgreich zu präsentieren ist glücklicherweise kein Hexenwerk, sondern erlernbar. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, diese Situation professionell und souverän zu meistern.
Gute Vorbereitung ist ein Muss
Bevor Sie mit dem eigentlichen Erstellen der Präsentationsinhalte beginnen, sind vorab einige Fragen zu beantworten. Allen voran ist das Ziel zu definieren. Was wollen Sie erreichen? Ebenso wichtig ist die Frage nach der Zusammensetzung, dem Vorwissen und der Erwartungshaltung des Adressatenkreises. Die Inhalte eines Vortrags sind entsprechend zielgruppenadäquat aufzubereiten. Eine Darstellung des Halbjahresergebnisses vor der Unternehmensleitung ist mit Sicherheit anders ausgerichtet als ein Überblick über die Jahresausgaben vor den Mitgliedern des örtlichen Gemeindevereins. Inhalt und Sprache einer erfolgreichen Darbietung passen sich dem Sprachgebrauch der Zuhörerschaft an und bauen somit eine persönliche Bindung zu dieser auf.
Von Bedeutung ist auch die Wahl des Präsentationsmediums. Klassischerweise wird hier auf die Powerpoint-Variante zurückgegriffen. Deren großer Vorteil liegt zweifelsohne darin, dass die wichtigsten Punkte vorab niedergeschrieben werden. Somit dient eine Powerpoint sowohl dem Präsentierenden selbst als auch den Zuhörenden als visueller Leitfaden. Das gelingt jedoch nur, wenn die Folien ansprechend gestaltet und nicht überladen sind. Als Faustregel gilt je Folie mindestens zwei Minuten Redezeit einzuplanen. Greifen Sie wo möglich auf Grafiken oder Bilder zurück, um komplexe Zusammenhänge anschaulich darzustellen.
Eine gelungene Abwechslung kann der Rückgriff auf ein Flipchart darstellen. Vielleicht bietet es sich nicht immer an, die kompletten Inhalte vorab oder im Laufe einer Präsentation niederzuschreiben. Ein Flipchart kann jedoch einen Medienbruch während einer Powerpoint-Präsentation erzeugen, der neue Spannung weckt. Das behandelte Problem, entworfene Lösungsmöglichkeiten, Kennzahlen etc. werden vor den Augen der Zuhörer skizziert. Damit wird ein Bild erschaffen, das die Erinnerungswahrscheinlichkeit des Dargestellten deutlich erhöht.
Zu einer guten Vorbereitung gehört selbstverständlich die nochmalige Auseinandersetzung mit dem Thema. Sie sollten die Inhalte und Hintergrundinformationen sowie die geplante Abfolge Ihrer Ausführungen genau kennen. Empfehlenswert ist, sich über mögliche Fragen des Publikums vorab Gedanken zu machen und auch auf kritische oder unangenehme Fragen vorbereitet zu sein. Der Anfang und das Ende eines Vortrags können durchaus ein wenig geübt werden, allerding ohne die Inhalte auswendig zu lernen. Gemäß dem Primacy-Recency-Effekt werden Inhalte zu Beginn und am Ende einer Informationseinheit am besten erinnert. Daher sind ein interessanter Einstieg sowie ein gelungenes Ende unabdingbar.
Kaum etwas frustriert Zuhörende so sehr wie Redner, die mehr mit der benutzen Technik als dem eigentlichen Thema beschäftigt sind. Machen Sie sich daher vorab mit den technischen Gegebenheiten und deren Bedienung vertraut. Idealerweise sind Sie auf einen Ausfall der technischen Hilfsmittel vorbereitet, indem Sie beispielsweise die Powerpoint-Präsentation noch einmal als Ausdruck für sich selbst mitbringen, um auch ohne funktionierenden Beamer präsentieren zu können.
Letztendlich sollte noch ein Gedanke an die Kleiderwahl gerichtet werden. Natürlich ist auch die Bekleidung der Situation und dem Anlass anzupassen. Kleidungsstücke, in denen Sie sich wohlfühlen, vermitteln Ihnen Selbstvertrauen und sind deswegen zu bevorzugen.
Eine gelungene Präsentation richtet sich direkt an das Publikum
Unmittelbar vor Beginn Ihrer Darbietung empfiehlt sich die mentale Vorbereitung auf die Situation. Planen Sie sich hierfür ein paar Minuten Zeit ein und hetzten Sie nicht von einem vorhergehenden Termin direkt auf die Bühne. Der Gedanke an Ihre gute Vorbereitung und das eigene Wissen stärkt das Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten. Mit diesem selbstbewussten Gefühl können Sie beginnen.
Stellen Sie sich zu Beginn mittig vor Ihr Auditorium, denn im Mittelpunkt stehen weder Powerpoint-Folien noch Flipchart, sondern Sie. Daher sind die Medien vorab so im Raum anzuordnen, dass auf sie unterstützend zurückgegriffen werden kann, sie aber nicht die Präsenz des Vortragenden beeinträchtigen.
Ein guter Präsentationseinstieg weckt das Interesse der Zuhörerschaft. Präsentieren Sie etwas Unerwartetes, ist Ihnen deren volle Aufmerksamkeit sicher. Hierzu bietet es sich an, auf Bilder zurückzugreifen, die Emotionen wecken, unbekannte Fakten zeigen oder aber im scheinbaren Gegensatz zum vorgestellten Thema stehen.
Hinsichtlich der Rhetorik gilt das Prinzip „weniger ist mehr“. Anstatt Aussagen in akademisch formulierten Schachtelsätzen zu verpacken, sollten kurze Sätze bevorzugt werden. Diese können schneller verarbeitet werden. Lautstärke, Sprachtempo und Pausen sind so zu wählen, dass die Zuhörer dem Gesagten gut folgen können. Um die Anschaulichkeit der vermittelten Informationen zu erhöhen, empfiehlt es sich mit Beispielen oder Analogien zu arbeiten. Füllwörter wie „ähm“ oder „also“ sind hingegen zu vermeiden.
Achten Sie auf Ihre Körpersprache. Eine offene, aufrechte Haltung zeugt von Selbstvertrauen. Die Gestik sowie die Bewegungen auf der Vortragsfläche sollten das Gesagte unterstützen, aber nicht unnatürlich oder übertrieben wirken. Vermeiden Sie es, Ihren Zuhörern den Rücken zuzudrehen. Von elementarer Wichtigkeit ist der Blickkontakt zum Publikum. Daher sind Karteikarten oder andere Notizen nur bedingt empfehlenswert. Wenn diese eingesetzt werden, sollten nur einzelne Anstriche als Gedankenstütze notiert werden. Ganze Sätze würden dazu verleiten die Inhalte lediglich abzulesen.
Am wichtigsten ist jedoch der ständige Kontakt zum Publikum. Achten Sie auf die Signale Ihrer Zuhörer. Sind sie interessiert, gelangweilt oder können Sie den Ausführungen nicht folgen, weil Sie zu schnell oder zu leise sprechen? Zwischenfragen an die Anwesenden sind äußerst empfehlenswert und halten die Interaktion aufrecht.
Behalten Sie unbedingt die zur Verfügung stehende Zeit im Blick. Sollten Sie Ihre Inhalte schneller als geplant vermitteln, können Sie die Zeitdifferenz durch Zwischenfragen oder interessante Anekdoten ausgleichen. Wird die Zeit zu knapp, müssen einzelne Inhalte verkürzt werden. Sie können Interessierten durchaus anbieten, vertiefende Informationen im Nachgang zur Verfügung zu stellen. Am Ende des Vortrags sollte genügend Zeit für eventuelle Fragen eingeplant werden.
Um die Präsentation gelungen zu beenden, bietet sich ein Bogen zum Präsentationseinstieg an, der die wichtigsten Inhalte oder Ergebnisse noch einmal aufgreift. Zum Abschluss empfiehlt es sich, die eigenen Kontaktdaten für eventuelle Rückfragen anzugeben. Es wäre schade, wenn Sie den Erfolg einer gelungen Darbietung dadurch dämpfen, dass Sie die Nachbereitung vernachlässigen. Darum beantworten Sie eingehende Rückfragen und halten Zusagen wie das Versenden von Unterlagen oder weiteren Materialien an Interessierte unbedingt ein.
Letztendlich ist erfolgreiches Präsentieren eine Frage der Übung. Scheuen Sie sich nicht davor, jede sich bietende Möglichkeit zu nutzen und bauen Sie somit Ihre Präsentationsfähigkeiten schrittweise immer weiter aus.